Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp được hướng dẫn tại thông tư này và Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015.
1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là gì?
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.
Việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được thực hiện theo Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 và Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 Gia hạn thời gian thực hiện thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2017 cho đến khi có văn bản thay thế. Cụ thể:
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
+ Doanh nghiệp thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC, nội dung đăng ký bao gồm:
– Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.
– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
+ Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực:
– Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC.
– Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp nhận cho doanh nghiệp theo mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC.
+ Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, doanh nghiệp truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.
*Các phần mềm lập hóa đơn
Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:
* Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp
– Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm ICA): doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.
– Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (sau đây gọi là phần mềm VAN) được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy cập qua mạng Internet để sử dụng phần mềm này.
* Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm LHD)
Phần mềm này phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.
3. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực
– Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.
– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.
– Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trên đây là nội dung Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có mã xác thực của doanh nghiệp LawKey gửi đến bạn đọc. LawKey chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế và thành lập doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu liên hệ LawKey.