Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam

Việt Nam đang là đất nước thu hút rất nhiều sự đầu tư từ nhà đầu tư nước ngoài vì điều kiện về chính trị, dân cư, xã hội. Vậy việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam cần những thủ tục gì?

Văn phòng đại diện là gì?

Tại Khoản 6 Điều 3 Luật thương mại 2005 quy định: “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

So với văn phòng đại diện thông thương, văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài không có quá nhiều điểm khác biệt:

– Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài

– Được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại

Các hoạt động của văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng Đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động sau:

– Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường.

– Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.

– Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Cần lưu ý rằng theo pháp luật Việt Nam, Văn phòng đại diện không được phép cung cấp (các) dịch vụ vì mục đích thu lợi nhuận trên danh nghĩa của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo hướng dẫn tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP , Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

+ Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

+ Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

+ Thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

+ Nội dung hoạt động phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

+ Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận;
• Bản sao hộ chiếu hoặc CMND hoặc thẻ CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Riêng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

• Thương nhân nước ngoài nộp hồ đến Sở công thương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở công thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. 
• Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở công thương lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành . Sau khi nhận được ý kiến, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. 

Trên đây là bài viết về thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ở Việt Nam Lawkey gửi tới bạn đọc, nếu có bất kỳ thắc mắc gì vui lòng liên hệ tới Lawkey để được giải đáp chi tiết nhất.