Trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân xử lý như thế nào?
Nếu khi thực hiện thủ tục đăng ký thuế và phát hiện bị trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân thì phải xử lý như thế nào? Hãy cùng tư vấn LawKey tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Tại sao bị trùng CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân
Tại Điểm b, Điểm c, Khoản 1, Điều 5 Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn:
“Điều 5. Cấp và sử dụng mã số thuế
1. Cấp mã số thuế…
b) Cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời cũng là mã số thuế của cá nhân khi cá nhân phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
c) Mã số thuế đã cấp không được sử dụng lại để cấp cho người nộp thuế khác”.
Như vậy đối với mỗi cá nhân thì chỉ được cấp một mã số thuế cá nhân duy nhất, nên khi thực hiện đăng ký thuế mà phát hiện bị trùng số CMND thì bạn không được cấp mã số thuế. Vậy tại sao lại xảy ra tình huống khó xử này?
Trường hợp 1: Số CMND của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế cá nhân trước đó trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do người nộp thu kê khai sai hoặc do cơ quan nhập sai).
Trường hợp 2: Số CMND của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế cá nhân trước đó trên hồ sơ gốc trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế, ở đây có thể là trường hợp hai cá nhân bị cấp cùng một số CMND hoặc thực tế là cùng một cá nhân đã thực hiện đăng ký thuế trước nhưng giờ tiếp tục đi đăng ký.
Xử lý khi bị trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân
Nếu phát hiện người nộp thuế bị trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân, theo hướng dẫn của Tổng cục thuế thì cục thuế, chi cục thuế tiến hành các xử lý như sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh số CMND
Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND (sau đây gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số CMND tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơ quan Thuế B). Hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm:
– Phiếu yêu cầu xác minh số CMND
– Bản sao (phô tô) CMND của người nộp thuế (sau đây gọi tắt là NNT) đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A.
Bước 2: Thực hiện việc xác minh và trả lời
Cơ quan Thuế B nhận được hồ sơ đề nghị xác minh của cơ quan thuế A, thực hiện kiểm tra lại số CMND của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của NNT lưu tại cơ quan Thuế. Trường hợp NNT đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN Online, cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của NNT yêu cầu cung cấp bản sao CMND của NNT đã được cấp mã số thuế. Kết quả xác minh sẽ có thể xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do NNT kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi lại thông tin của NNT đã được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A được biết.
Trường hợp 2: Số CMND trên hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A.
Trong cả 2 trường hợp trên, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:
– Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số CMND.
– Bản sao CMND của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B.
Bước 3: Xử lý vấn đề cho người nộp thuế
Căn cứ vào kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơ quan Thuế A thực hiện:
Trường hợp 1: Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế B về việc cơ quan thuế B đã điều chỉnh thông tin số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của NNT về Tổng cục để cấp mã số thuế cho NNT theo đúng quy trình đăng ký thuế.
Trường hợp 2: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế B và NNT đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A được xác định là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho NNT (thay lại đúng mã số thuế mà cơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho NNT).
Trường hợp 3: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế A và NNT xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số CMND, cơ quan Thuế A vận động, giải thích cho NNT nên đi đổi lại CMND mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của NNT trong đời sống xã hội.
Trường hợp NNT từ chối không đổi CMND, cơ quan Thuế A thực hiện việc cấp mã số thuế TNCN cho NNT như sau:
– Thực hiện xác nhận trùng CMND trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế (Ví dụ: Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN, Đồng Nai là DON; Hồ Chí Minh là HCM v.v…) vào ô CMND ngay sau số cuối cùng của dãy số CMND của NNT và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. (Ví dụ: 0112345678HAN). Việc đưa thêm ký tự sau số CMND trong hệ thông tin của ngành Thuế nhằm mục đích phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2 cá nhân khác nhau bị trùng số CMND, đồng thời phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệu cá nhân trùng số CMND được thuận lợi.
– Cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của NNT bản sao CMND của NNT trùng CMND mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này.
Trên đây là những tư vấn của các các chuyên viên kế toán thuế LawKey về việc xử lý trong trường hợp trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân? Nếu có thắc mắc liên hệ LawKey để được giải đáp cung cấp dịch vụ kế toán thuế.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân